Kantoorverhuizing
Bij een kantoorverhuizing dient U er rekening mee te houden dat er een aantal belangrijke zaken geregeld moeten worden.
Hieronder ziet U een aantal zaken die in de voorbereiding van een goedlopende verhuizing van groot belang kunnen zijn, om Uw verhuizing zo vlekkeloos mogelijk te laten verlopen, zodat U en Uw werknemers weer snel op de nieuwe werkplek aan de slag kunnen.
Cito totaalservice wil en kan U bij deze voorbereiding behulpzaam zijn zodat U zich bezig kan houden met Uw eigen werkzaamheden.
| 1. | Verhuiscoördinatie |
| Wie regelt wat? | |
| Wie is het centrale aanspreekpunt? | |
| Vroegtijdig het verhuisbedrijf betrekken voor het geven van adviezen en aanwijzingen (ook op het gebied van facilitaire zaken) | |
| 2. | Begrotingen |
| Met welke factoren dien ik rekening te houden? | |
| 3. | Verhuisbericht |
| Welke gegevens moet mijn verhuisbericht bevatten? | |
| Aan wie zend ik een verhuisbericht? | |
| 4. | (Ver)bouw |
| De samenwerking met het bouwteam, wanneer wordt wat gedaan? Te denken valt aan elektra, vloerbedekking, brandpreventie, energiebesparing etc. | |
| 5. | Fietsenstalling |
| Praktische wetenswaardigheden over een fietsenstalling. | |
| 6. | Informatie intern |
| Hoe licht ik mijn eigen medewerkers in? | |
| 7. | Sociale gevolgen |
| Het overbodig worden van bepaalde functies, andere groepssamenstellingen etc. | |
| 8. | Verzekeringen |
| Dekt de bestaande verzekering het verhuisrisico? | |
| 9. | Telecommunicatie |
| Technische aspecten en bedieningscomfort, omvang van de installatie, planning en toebedeling van faciliteiten, telefoon en computers, kabelnet etc. | |
| 10. | Parkeren |
| De verschillende indelingsmogelijkheden met voor- en nadelen. | |
| 11. | Inkoop in verband met de verhuizing. |
| 12. | Meubels |
| Inventarisatie, onderhandelen, indelen van de kamers etc. | |
| 13. | Huisstijl |
| Zijn de teksten op het briefpapier en/of op de enveloppen nog juist? | |
| Het wijzigen van drukmodellen. | |
| 14. | Bewegwijzering |
| Hoe vinden bezoekers moeiteloos ons gebouw? | |
| Welk beletteringsysteem kies ik? | |
| 15. | Kantinefaciliteiten |
| 16. | Procedurewijzigingen |
| Wat voldeed niet goed, wat moet beter, wat hoeft niet meer? | |
| 17. | Rampenplan |
| Brandveiligheid, brandblussers, veiligheidsvoorzieningen. | |
| 18. | Schoonmaak |
| Planning rond de verhuisperiode, materialen etc. | |
| 19. | Stoffering |
| Vloerbedekking, raamstoffering en zonwering. | |
| 20. | Veiligheid rond de verhuizing. |
| 21. | Informatie extern |
| Naast het verhuisbericht misschien een advertentie? | |
| 22. | Fotokopieertoestellen en drukpersen |
| Hoe moet ik vloeistoffen en poeders verwijderen? | |
| Planning van de papiervoorraad. | |
| Contracten nakijken van leveranciers. | |
| 23. | Opruimen, afvalverwerking en archivering |
| Schiften en verzamelen, oud papier, afvalverwerking, ruimtebesparend en veilig archiveren etc. | |
| 24. | Fotoreportage |
| Een logboek van de verhuisoperatie. | |
| 25. | Politie |
| De verhuizing op tijd aankondigen bij de politie ivm evt. wegafzettingen. | |
| 26. | Veiling |
| Wat te doen met overtollige inventaris? | |
| 27. | Postbedrijf |
| Postbussen, antwoordnummer, brievenbus etc. | |
| 28. | De oude buren |
| Laat de buren weten wanneer uw kantoor verhuist. | |
| 29. | De nieuwe buren |
| Laat de buren weten wanneer uw kantoor verhuist. | |
| 30. | Hygiëne |
| Toiletpapier, afval, zeep, handen drogen etc ( is er voldoende op oude en nieuwe locatie) | |
| 31. | Inpakken |
| Het gebruik van dozen, tape etc. | |
| Coderen | |
| Hoe en wat inpakken | |
| Vloerbelasting | |
| Verhuisklaar maken van computers en meubilair | |
| Chemicaliën en gevaarlijke stoffen | |
| Transportmiddelen | |
| Extra aandachtspunten m.b.t. o.a.: computer-, medische-, laboratoria- & productieapparatuur, kluizen & waardetransporten. | |
| 32. | Gebruiksaanwijzing nieuw pand |
| Te denken valt aan de werking van de nieuwe telefooncentrale, wie heeft welke sleutels voor welke deuren etc. | |
| 33. | Sleutels |
| Orde in de sleutelchaos ( sleutelplan) | |